How to

Unter den Einstellungen geben Sie zunächst die allgemeinen Informationen zu Ihrem Unternehmen ein. Anschließend können Sie das erste Protokoll anlegen und auswählen, ob es sich um ein Einzugs- oder Auszugsprotokoll handelt.

Sie geben dann zunächst Informationen über das Mietobjekt und den Mieter ein. Wenn Sie eine Einzugsinspektion durchführen, können Sie den Mieter auch gleich für die Stromversorgung anmelden. Im zweiten Schritt geben Sie Verbrauchsdaten ein und ergänzen die Dokumentation gegebenenfalls durch Fotos. Hier geben Sie auch Informationen zu den Schlüsseln für das Mietobjekt ein. Im dritten Schritt begehen Sie die einzelnen Räume des Mietobjekts. Wählen Sie in der oberen Registerkarte den Zimmer-Typ klicken Sie dann auf +HINZUFÜGEN. Sie können hier auch einen einfachen Grundriss zeichnen. Sie beginnen mit der Tür, und die erste Fläche / Wand links von der Tür wird als „Oberfläche A“ bezeichnet. Im nächsten Schritt prüfen Sie den Zustand der Oberflächen und anderer Elemente und treffen auf dieser Grundlage die Entscheidung, ob das Mietobjekt renoviert werden muss, und ob diese Renovierung auf Kosten des Mieters oder des Vermieters erfolgen soll. Sie können zur Dokumentation auch Notizen und Fotos hinzufügen. Wenn Sie fertig sind, tippen Sie auf „Beenden“ und fahren mit dem nächsten Zimmer fort. Wenn Sie alle Zimmer inspiziert haben, fahren Sie mit dem vierten Schritt fort, in dem Sie allgemeine Kommentare eingeben und weitere Fotos hinzufügen. Als Bestandteil dieses Schrittes unterzeichnet der Mieter das Protokoll.

Das Übergabeprotokoll wird schrittweise und automatisch auf der Grundlage der Informationen erstellt, die Sie während der Inspektion eingeben. Im oberen Navigationsbereich oder auf der Übersichtsseite können Sie auf das Übergabeprotokoll-PDF zugreifen. 

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Auf der Übersichtsseite können Sie jederzeit auf Übergabeprotokoll-PDFs zugreifen. Dazu tippen sie einfach auf das PDF-Symbol rechts neben der betreffenden Inspektion. Auf diese Weise können Sie das Übergabeprotokoll prüfen, das schrittweise und automatisch auf der Grundlage der Informationen erstellt wird, die Sie während der Inspektion eingeben. Mit den Elementen der oberen Navigationsleiste können Sie das Protokoll dann wahlweise teilen, drucken oder per E-Mail versenden.

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Wenn Sie die DomuSpect-App zum ersten Mal verwenden, erhalten Sie eine kurze Einführung, in der die Symbole und Funktionen der App vorgestellt werden. Wenn Sie auf das Fragezeichen in der oberen Registerkarte tippen, wird die Einführung erneut angezeigt. Alternativ steht auch eine Einführung in Textform zur Verfügung. Hier finden Sie auch die Kontaktdaten unseres Supports.

Sie erhalten auch eine kurze Einführung zu der Seite, die beim Erstellen Ihres ersten Ein- oder Auszugsprotokolls angezeigt wird.

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Tippen Sie auf +Neue Übergabe-Inspektion und geben Sie den Namen des Mieters ein. Stellen Sie sicher, dass Sie den Namen korrekt eingeben, da er anschließend nicht mehr geändert werden kann. Wenn Sie auf Erstellen und Ja tippen, können Sie zwischen Einzugsinspektion und Auszugsinspektion wählen.

Sie beginnen mit dem ersten Schritt, der in der unteren Registerkarte angezeigt wird: 1: Information. Datum und Uhrzeit der Inspektion werden automatisch eingegeben, können jedoch geändert werden, falls Sie das Übergabeprotokoll im Voraus erstellen. Sie müssen Informationen über das Mietobjekt und den Mieter eingeben. Sie können auch ein Foto des Grundrisses hinzufügen oder einen einfachen Grundriss in der App zeichnen. Dann können Sie mit der Inspektion beginnen.

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Um Unternehmensinformationen hinzuzufügen, tippen Sie oben im Menü auf das Zahnrad-Symbol. Wählen Sie dann Unternehmensinformationen. Oben können Sie Ihr eigenes Logo einfügen. Geben Sie Ihre Kontaktdaten, den Firmennamen und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Unternehmens ein.

Hier können Sie auch einen oder mehrere Vermieter eintragen, in deren Auftrag Sie Wohnungsübergaben durchführen. Geben Sie Ihren Namen ein und legen Sie eine digitale Signatur an, um zu dokumentieren, dass Sie die Ein-/Auszugs-Inspektionen durchführen.

Jetzt müssen Sie nur noch drei Dinge berücksichtigen: Grundsätzlich empfehlen wir, das Kontrollkästchen „Fotos auf Gerät speichern“ zu aktivieren. Damit werden alle von Ihnen aufgenommenen Fotos auch als Originaldateien gespeichert. Wenn Sie das nächste Kästchen ankreuzen, erhalten Sie die Möglichkeit, direkt in der App zu zeichnen und auf Fotos zu schreiben. Kreuzen Sie das letzte Kästchen nur an, wenn Sie Unternehmensvermietungen betreuen.

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Wenn Sie in einem Übergabeprotokoll zur dritten Registerkarte Zimmer wechseln, werden dort die verschiedenen Zimmer des Mietobjekts zur Inspektion angezeigt. Sie können den Raumtyp (z. B. „Küche“) in der oberen Registerkarte auswählen und dann auf Küche hinzufügen tippen. Sie können die Beschreibung des Zimmers ändern und einen einfachen Grundriss zeichnen. Platzieren Sie die Eingangstür und benennen Sie die Fläche / Wand links von der Tür mit „A“.

So können Sie Schritt für Schritt den Zustand der Oberflächen und anderer Elemente prüfen und auf dieser Grundlage eine Entscheidung treffen, ob die Immobilie renoviert werden muss, und ob diese Renovierung auf Kosten des Mieters oder des Vermieters erfolgen soll. Sie können zur Dokumentation auch Notizen und Fotos hinzufügen. Wenn Sie fertig sind, tippen Sie auf „Beenden“ und fahren mit dem nächsten Zimmer fort.

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Quick start

Öffnen Sie auf Ihrem Mobilgerät entweder den App Store (iOS) oder den Google Play Store (Android) und suchen Sie dort nach „DomuSpect“. Wenn Sie die App gefunden haben, klicken Sie auf „Installieren“ oder „Abrufen“. Nach dem Herunterladen können Sie die App auf Ihrem Mobilgerät öffnen. Melden Sie sich dann Ihrer E-Mail-Adresse, per Facebook oder mit GMail an.

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Wenn der Mieter bei der Übergabe anwesend ist, sollten Sie beide das Protokoll unterschreiben. Auch, wenn Sie das Mietobjekt für eine andere Person verwalten, müssen Sie das Protokoll unterschreiben.

Wir empfehlen, dass Sie alle Räume zusammen mit dem Mieter durchgehen, den Zustand des Mietobjekts erfassen und alle erforderlichen Fotos machen. Wenn Sie fertig sind, können Sie das Protokoll mit dem Mieter durchgehen. Anschießend können Sie das Übergabeprotokoll unterschreiben.

Wenn Sie alle Unternehmensinformationen – auch Ihre Unterschrift – korrekt eingetragen haben, verwendet DomuSpect Ihre Unterschrift automatisch, und Sie müssen nicht jedes weitere Protokoll neu unterschreiben.

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Tippen Sie auf +Neue Übergabe-Inspektion und geben Sie den Namen des Mieters ein. Diese Angabe kann später nicht mehr geändert werden. Achten Sie also darauf, dass Sie den Namen korrekt eingeben. Wenn Sie auf „Erstellen“ und „Ja“ tippen, können Sie auswählen, ob Sie ein Einzugsprotokoll oder ein Auszugsprotokoll erstellen wollen.

Der erste Schritt, der in der unteren Registerkarte angezeigt wird, ist 1: Information. Die Uhrzeit und das Datum der Inspektion werden automatisch ausgefüllt. Sie können diese Daten jedoch ändern, falls Sie die Wohnungsübergabe erst einmal nur vorbereiten. Sie geben Informationen über das Mietobjekt und den Mieter ein und fügen ein Foto des Grundrisses hinzu. Sie können aber auch einen einfachen Grundriss in der App zeichnen. Dann können Sie die eigentliche Wohnungsübergaben durchführen.

Im zweiten Schritt dokumentieren Sie Verbrauchsdaten und Schlüssel. Im dritten Schritt wird der Zustand des Mietobjekts dokumentiert. Fügen Sie den ersten Raum hinzu (beispielsweise die Küche). Gehen Sie die Checkliste durch, ergänzen Sie Kommentare und machen Sie Fotos. Sie können auch einen Grundriss anhängen oder in vereinfachter Form direkt in der App zeichnen. Wenn Sie hiermit fertig sind, können Sie mit dem nächsten Zimmer fortfahren.

Nachdem Sie alle Räume dokumentiert haben, fahren Sie mit dem vierten Schritt fort. Hier unterschreiben Sie und der Mieter den Bericht und leiten den Bericht an den Mieter und sich selbst weiter.

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Schauen Sie sich unsere verschiedenen Abonnements an. Sie können uns jederzeit unter +44 2039 361288 oder der E-Mail-Adresse info@iospect.dk kontaktieren, und wir werden Sie gerne beraten.

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Ja! Wenn Sie DomuSpect – die App für digitale Wohnungsübergaben – zum ersten Mal herunterladen, stehen Ihnen zwei kostenlose Übergabeprotokolle zur Verfügung.

Sie können also zunächst einmal in aller Ruhe ein Einzugsprotokoll und ein Auszugsprotokoll erstellen; denn zwischen beiden Inspektionsarten gibt es bestimmte Unterschiede. Daher kann es für Sie von Vorteil sein, beide Varianten vor einer tatsächlichen Übergabe auszuprobieren.

Wenn Sie Fragen zur Verwendung der App haben, schauen Sie sich unsere Videoanleitungen an – oder kontaktieren Sie uns unter +44 2039 361288 oder info@iospect.dk.

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Ja, aber nicht innerhalb der DomuSpect-App. Wenn Sie ein Enterprise-Abonnement abschließen, können wir Ihnen im Rahmen einer Kooperation uneingeschränkten Zugriff auf eine Lösung für kostenlose digitale Mietverträge bieten.

Als Enterprise-Kunde erhalten Sie:

  • Beliebig viele Mietobjekte
  • Beliebig viele digitale Mietverträge
  • Beliebig viele digitale Signaturen

Als Enterprise-Kunde bei DomuSpect genießen Sie all diese Vorzüge.

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Ja, Sie können problemlos weitere Räume hinzufügen. Auf der oberen Registerkarte wählen Sie den Zimmertyp aus, den Sie hinzufügen möchten, zum Beispiel die Küche. Dann können Sie auf +Küche hinzufügen tippen. Damit haben Sie einen neuen Raum hinzugefügt.

Sie können die Räume im Bericht unterschiedlich benennen, um den Überblick im PDF-Bericht zu erleichtern. Im Abschnitt „Bezeichnung“ steht „Küche“, wenn Sie eine Küche hinzugefügt haben. Diese Beschreibung kann jedoch in „Esszimmer“ geändert werden, und ein weiterer Raum desselben Typs könnte „Speisekammer“ genannt werden. Auf diese Weise können Sie jedes Zimmer so benennen, dass es zum Mietobjekt passt.

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Im Bereich 3: Zimmer tippen Sie im oberen Navigationsbereich auf Zimmer und dann auf Zimmer hinzufügen. Im Bereich Bezeichnung können Sie den Namen des Zimmers zum Beispiel auf „Balkon“, „Garten“ oder etwas ganz anderes ändern.

Wenn Sie die Checkliste durchgehen, können Sie jeden Abschnitt löschen, der für diesen konkreten Raum oder Bereich nicht anwendbar ist. Sie können auch eigene Abschnitte hinzufügen oder den Namen vorhandener Abschnitte ändern. Alternativ können Sie auch Notizen anlegen oder den Kommentarbereich verwenden.

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Nein. DomuSpect funktioniert zu 100% offline, wenn dies erforderlich ist. Daher spielt es keine Rolle, wo Sie sich befinden, wenn Sie eine Wohnungsübergabe durchführen, was ein großer Vorteil sein kann.

Wenn Sie das Protokoll dem Mieter zusenden wollen, müssen Sie online sein, damit eine Übertragung erfolgen kann.

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Tips & tricks

Sie können hochauflösende Fotos auf Ihrem Mobilgerät speichern. Wenn Sie diese Funktion in der App (unter „Angaben zum Unternehmen“) aktivieren, sollten Sie Folgendes beachten:

  • Übertragen Sie Fotos von Ihrem Mobilgerät auf ein Speichermedium (zum Beispiel eine Festplatte) – und denken Sie daran, Sicherheitskopien zu erstellen!
  • Löschen Sie regelmäßig nicht mehr benötigte Fotos von Ihrem Mobilgerät, um sicherzustellen, dass Ihnen der Speicherplatz nicht ausgeht.
  • Denken Sie daran, dass die PDF-Datei umso größer wird, je mehr Fotos Sie in ein Protokoll einbinden. Wenn Sie mehrere Fotos einbinden, kann es sein, dass der Bericht nicht mehr als E-Mail weitergeleitet werden kann, da bei einigen E-Mail-Apps die Größe der anzuhängenden Dateien begrenzt ist.
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Wenn Sie mehrere alte Übergabeprotokolle auf Ihrem Gerät haben, arbeitet die App möglicherweise langsamer als gewöhnlich.

Daher empfehlen wir, regelmäßig alte Berichte zu löschen. Dabei sollten Sie natürlich darauf achten, dass Sie Kopien der fertiggestellten Protokolle und der dazugehörigen Fotos haben. Speichern Sie diese Protokolle auf einem Speichermedium, von dem Sie wiederum Sicherheitskopien erstellen sollten. Damit ist gewährleistet, dass Sie zu einem späteren Zeitpunkt auf Ihre archivierten Berichte zugreifen können. Grundsätzlich werden Ihre Übergabeprotokolle nicht bei DomuSpect gespeichert – sie werden ausschließlich auf Ihrem Mobilgerät gespeichert.

Denken Sie daran, dass Sie auch die Möglichkeit haben, Fotos auf Ihrem Gerät zu speichern. Gespeicherte Fotos sollten regelmäßig gelöscht werden, da sonst möglicherweise nicht mehr genügend Speicherplatz auf Ihrem Gerät vorhanden ist. Denken Sie daran, Fotos auf einem separaten Speichermedium zu sichern, und noch einmal: Denken Sie daran, auch von diesem Speichermedium Sicherheitskopien anzulegen!

Wenn Sie ein „EXCLUSIVE“-Abonnement haben, speichern wir Ihre synchronisierten Übergabeprotokolle und Fotos in der Cloud.

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Es gibt bestimmte Unterschiede zwischen Ein- und Auszugsprotokollen. Wir sind daher der Meinung, dass Sie die Möglichkeit haben sollten, beide Varianten zu testen, bevor Sie Protokolle kaufen.

Im Auszugsbericht gibt es mehrere Optionen, zum Beispiel bei der Renovierung. Sie können beispielsweise zwischen Reinigung auf Kosten des Mieters, Reinigung auf Kosten des Vermieters und anderen Optionen wählen, die bei einem Einzugsprotokoll nicht relevant sind.

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Sie entscheiden, welche E-Mail Sie für Ihr Konto verwenden. Wenn Sie Ihr Konto erstellen, können Sie auswählen, ob Sie eine E-Mail-Adresse, Facebook oder GMail verwenden möchten. Wenn Sie sich für E-Mail entscheiden, müssen Sie ein Passwort erstellen und sich dieses Passwort merken. 

Falls Sie Ihr Passwort vergessen, können Sie es beim nächsten Anmeldungsversuch zurücksetzen lassen.

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Ja. Wenn Sie Ihr erstes Konto erstellt haben, melden Sie sich von diesem Konto ab. Anschließend können Sie mit einer neuen E-Mail-Adresse ein weiteres Konto erstellen. Sie geben die E-Mail-Adresse des neuen Benutzers ein, legen ein Passwort fest und melden sich an.

Wenn Sie alle benötigten Konten erstellt haben, senden Sie die entsprechenden Benutzerinformationen an Ihre Mitarbeiter. Ihre Mitarbeiter können dann ihre neuen Konten verwenden, in denen jeweils zwei kostenlose Protokolle automatisch bereitgestellt werden.

Sie können uns kontaktieren, um Ihre gekauften Protokolle auf Ihre Mitarbeiter aufteilen zu lassen. Es ist jedoch wichtig ist, dass Sie uns vor dem Kauf dieser Protokolle kontaktieren.

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Ja – Sie können in Ihrem Büro Protokolle anlegen und vorbereiten, sodass Sie während der Inspektion weniger Daten eingeben müssen. Grundsätzlich sollten Sie aber beachten, dass Sie bei der Übergabe dasselbe Gerät wie bei der Vorbereitung verwenden müssen.

Unser EXCLUSIVE-Abonnement ermöglicht es Ihnen, mit verschiedenen Geräten zu arbeiten, da Sie Daten und Fotos durch einfaches Antippen des Wolken-Symbols in der oberen Navigationsleiste synchronisieren können. Dies bedeutet, dass Sie ein Übergabeprotokoll auf einem Gerät vorbereiten und die eigentliche Übergabe dann mit einem anderen Gerät durchführen können. Natürlich müssen Sie sich auf beiden Geräten mit demselben Benutzernamen anmelden.

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Nein. DomuSpect – die App für digitale Wohnungsübergaben – ist nur für iOS- und Android-Geräte verfügbar. Wir arbeiten jedoch an einem Web-Panel, mit dem Berichte an einem PC oder Mac erstellt und bearbeitet werden können.

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Nein, Sie müssen den Bericht bei der Übergabe fertigstellen und dürfen ihn danach nicht mehr ändern, sobald Sie und der Mieter das Übergabeprotokoll signiert haben.

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Nein, das ist noch nicht möglich. Diese Funktion ist jedoch Teil unserer Produktentwicklungsplanung und wird wahrscheinlich in einem zukünftigen Update der App enthalten sein.

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Nein – aber in Dänemark arbeiten wir mit dem Anbieter Proper zusammen. Weitere Informationen finden Sie auf der Website helloproper.com.

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In Dänemark können Sie Ihre Mieter mit der DomuSpect-App ganz einfach für die Stromversorgung anmelden. Wir arbeiten mit dem Anbieter SEF Energi zusammen. Sie können Ihren Mieter im Rahmen der Übergabe direkt bei diesem Stromversorger anmelden. Wenn sich der Mieter nicht für die Stromversorgung anmeldet, haften Sie als Vermieter für die Stromrechnung.

Im Register 1: Informationen geben Sie Informationen in alle mit einem Sternchen (*) gekennzeichneten Felder ein. Wenn der Mieter unterschrieben hat, tippen Sie auf Anzeigen und Registrierung für die Stromversorgung senden. Dann liegt eine Autorisierung für die Anmeldung zur Stromversorgung vor. Rechts im oberen Register tippen Sie dann noch auf An Stromversorger senden – schon wird die Registrierung gesendet! Weder Sie noch der Mieter müssen jetzt noch etwas unternehmen.

Die Autorisierung kann über die anderen Funktionen der oberen Registerkarte mit dem Mieter geteilt werden.

Derzeit ist diese Funktion außerhalb von Dänemark nicht verfügbar. Aber wir arbeiten ständig an neuen Partnerschaften außerhalb von Dänemark, die wir gegebenenfalls im Rahmen von Updates bereitstellen.

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Nein, hierfür müssen Sie sich an die Versorgungsunternehmen vor Ort wenden.

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Grundsätzlich können Sie das Protokoll ändern, nachdem der Mieter unterschrieben hat. Wir raten jedoch dringend davon ab, da dies schlimmstenfalls als Urkundenfälschung eingestuft werden könnte.

Wenn Sie und der Mieter den Bericht unterschrieben haben, sollten Sie den Bericht sofort an den Mieter und Ihr Büro weiterleiten. Damit ist die versandte Protokollfassung die maßgebliche für Dokumentation und Archivierung.

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Als wir im Jahr 2016 mit der Entwicklung von DomuSpect – der App für digitale Wohnungsübergaben – begannen, waren für drei separate Rechtsvorgänge drei Unterschriften des Mieters erforderlich. Zunächst musste der Mieter das Übergabeprotokoll signieren. Zweitens musste er mit einer weiteren Unterschrift bestätigen, dass er den Bericht per E-Mail erhalten wollte. Schließlich war eine Unterschrift als Bestätigung erforderlich, nachdem er den Bericht erhalten hatte.

Zwischenzeitlich ist die betreffende Gesetzgebung gelockert worden, und seit dem 1. Januar 2019 ist es gesetzlich zulässig, dass der Mieter das Übergabeprotokoll per E-Mail erhält. Auf Empfehlung unserer Rechtsberater haben wir jedoch entschieden, dass ein Mieter weiterhin bestätigen muss, dass er den Bericht per E-Mail erhalten will, was Ihnen zusätzliche Rechtssicherheit bietet.

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Nein. Unsere Rechtsberater empfehlen, dass Sie immer einen neuen Bericht erstellen. Wenn Sie ein neues Protokoll erstellen, können Sie aber die relevanten und noch gültigen Daten aus dem Einzugsprotokoll manuell eingeben.

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Möglicherweise haben Sie vergessen, den Dunkelmodus abzuschalten. Mit der Version 13 des Betriebssystems iOS wurde der Dunkelmodus eingeführt, der Ihr iPhone bei Eintritt der Dunkelheit automatisch auf ein dunkles Farbschema umstellt.

Der Dunkelmodus soll die Akkulaufzeit verlängern und die Ablesbarkeit im Dunkeln erleichtern. Allerdings sind viele Apps von dieser Funktion betroffen. Daher muss die Funktion möglicherweise deaktiviert werden.

So schalten Sie den Dunkelmodus aus:

  1. Öffnen Sie (mit dem Zahnrad-Symbol) die Einstellungen Ihres iPhone.
  2. Blättern Sie nach unten, bis „Anzeige & Helligkeit“ zu sehen ist.
  3. Wählen Sie hier unter „Erscheinungsbild“ die Einstellung „Hell“.
  4. Sie können auch die Option „Automatisch“ deaktivieren.

Wenn Sie die DomuSpect-App nachts verwenden und sie nicht zu funktionieren scheint, ist möglicherweise der Dunkelmodus aktiviert. Sie sehen dann wahrscheinlich einige weiße Abschnitte, andere sind schwarz oder sogar gelb. Viele Abschnitte scheinen verschwunden zu sein oder keine Dateneingabe zu ermöglichen. Tatsächlich sind alle Abschnitte vorhanden, aber es besteht gewissermaßen eine optische Täuschung, als ob die Farben invertiert seien. Daher kann diese Funktion bei vielen Apps zu Problemen führen.

Sollte die Darstellung also unerwartet sein, kann es am Dunkelmodus liegen. Wenn der Bildschirm nach dem Durchführen eines Updates die „falschen“ Farben zu zeigen scheint, ist möglicherweise der Dunkelmodus schuld.

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Wenn Sie Kunde sowohl bei DomuSpect als auch bei unserem Partner Proper sind, können Sie Ihre Übergabeprotokolle automatisch in einem digitalen Ordner bei Proper speichern lassen. 

Sie müssen dazu lediglich das betreffende Übergabeprotokoll an die E-Mail-Adresse Support@helloproper.dk senden. Es wird dann automatisch verarbeitet. Das macht die Sache für Sie als Vermieter sehr einfach.

Wenn Sie das Protokoll an den Mieter weiterleiten, können Sie die Nachricht in Kopie (cc) an support@helloproper.dk senden. Oder sie senden das Protokoll erst an den Mieter und anschließen an support@helloproper.dk

Mit DomuSpect ist es einfach, Wohnungen und Häuser zu verwalten.

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